Cos'è questo documento
Quando una clinica usa Clarivet, vi conserva dati dei suoi clienti: chi sono, come contattarli, quali animali hanno e cosa è stato fatto loro. Quei dati sono della clinica, che decide per cosa e per quanto tempo trattarli. Noi li conserviamo soltanto e li mettiamo a sua disposizione.
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) chiama la clinica titolare e noi responsabile del trattamento, e richiede che questo rapporto sia scritto (art. 28.3). Questo documento è quel contratto.
Chi è ciascuna parte
- La clinica (il titolare): l'organizzazione che sottoscrive Clarivet, con i dati con cui si registra.
- ProfBlu (il responsabile): Germán Ezequiel Laso Andino, libero professionista, nome commerciale ProfBlu. Partita IVA 04702090988, Codice fiscale LSNGMN88S04Z600M. Via della Sega 1, 38080 Verdesina, Porte di Rendena (TN), Italia. Contatto: privacidad@profblu.com.
Quando si accetta
Questo accordo fa parte delle condizioni d'uso. La clinica lo accetta quando sottoscrive Clarivet e vale finché lo usa. La versione in vigore è quella con la data di revisione indicata all'inizio.
Oggetto, natura e durata
- Oggetto: ospitare, conservare, ordinare, mostrare e inviare via email i dati che la clinica inserisce in Clarivet, perché possa svolgere il suo lavoro.
- Natura: trattamento automatizzato su server, attraverso il pannello, il sito della clinica e le email che lei decide di inviare.
- Durata: finché la clinica usa Clarivet, e poi il tempo strettamente necessario per restituire e cancellare i dati come dice la sezione «Cosa succede quando questo finisce».
Quali dati, e di chi
Dei clienti della clinica:
- identificazione e contatto: nome, documento, telefono, email e indirizzo;
- le note che la clinica scrive su di loro;
- gli appuntamenti che chiedono o che vengono loro dati, e i promemoria che ricevono;
- se la clinica li collega alla loro scheda sul sito, l'identificativo del loro account.
Dei loro animali (che non sono persone, ma la cui scheda porta dati di chi ne risponde): specie, razza, sesso, data di nascita, identificazione, foto, visite, terapie, vaccini, esami e foto allegate.
Del servizio in allevamento: allevamenti (nome, posizione scritta dalla clinica e codice aziendale), gruppi e visite.
Clarivet non è pensato per conservare categorie particolari di dati delle persone (salute, convinzioni, ecc.). La storia clinica è degli animali. Se la clinica scrive qualcosa del genere in una nota, lo fa sotto la sua responsabilità.
Facciamo solo ciò che la clinica ci chiede
Trattiamo i dati solo per fornire Clarivet e seguendo le istruzioni della clinica, che sono queste condizioni e ciò che fa nel pannello. Non li usiamo per nulla di nostro: né pubblicità, né profilazione, né addestramento di modelli. Se un'istruzione ci sembra contraria alla legge, glielo diremo.
Riservatezza
Accedono ai dati solo le persone che gestiscono il servizio, quando serve per farlo funzionare o per assistere la clinica, e tutte sono tenute al segreto.
Misure di sicurezza
- Comunicazioni cifrate (TLS).
- Ogni clinica vede solo ciò che è suo: chiedere con la sessione di una un dato di un'altra non restituisce il dato. Dentro la clinica, ogni persona del personale vede e fa ciò che il suo ruolo consente.
- Sul sito, un cliente vede solo gli animali della sua scheda.
- Accesso centralizzato: nessuno scrive una password in Clarivet; si accede tramite l'accesso di ProfBlu.
- Copie di sicurezza giornaliere del database e dei file, conservate al massimo 35 giorni.
Sub-responsabili
La clinica ci autorizza a usare questi sub-responsabili, con cui abbiamo contratti con gli stessi obblighi di questo:
| Chi | Per cosa | Dove |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server, database, file e copie | Germania (SEE) |
| IONOS | Consegna delle email in uscita | Spagna (SEE) |
| Anthropic | L'assistente del pannello, solo se qualcuno del personale lo usa | Stati Uniti, con clausole contrattuali tipo |
Se ne aggiungiamo o cambiamo uno, lo comunichiamo prima in questa pagina, con una nuova data di revisione, e la clinica può opporsi lasciando Clarivet.
Aiuto con i diritti delle persone
Se un cliente chiede a noi qualcosa sui suoi dati, lo trasmettiamo alla clinica senza ritardo e non rispondiamo al suo posto. La clinica può correggere e cancellare le schede dal pannello; per ciò che non può fare da sola (una copia completa, per esempio), la aiutiamo se scrive a privacidad@profblu.com.
Se c'è una violazione di sicurezza
Se rileviamo una violazione che riguarda i dati della clinica, glielo diremo senza ingiustificato ritardo, con ciò che sappiamo: cosa è successo, quali dati, quante persone riguarda e cosa abbiamo fatto. Così può avvisare l'autorità di controllo entro le 72 ore previste dalla legge.
Informazione e verifica
Diamo alla clinica le informazioni di cui ha bisogno per dimostrare che questo accordo è rispettato, e accogliamo un audit ragionevole, con preavviso e a sue spese.
Cosa succede quando questo finisce
- La clinica lascia Clarivet.
- Se lo chiede entro il mese successivo, le consegniamo una copia dei suoi dati in un formato di uso comune.
- Poi cancelliamo i dati dal database. Le copie di sicurezza scompaiono da sole, al più tardi, 35 giorni dopo.
- Conserviamo solo ciò che una legge ci obbliga a conservare, e solo finché obbliga.
Ciò che spetta alla clinica
- Avere una base giuridica per trattare i dati dei suoi clienti e informarli, nella propria informativa sulla privacy, che usa Clarivet come responsabile del trattamento.
- Inserire solo i dati di cui ha bisogno.
- Dare a ogni persona del personale il ruolo che le spetta e togliere dal personale chi se ne va.
Responsabilità
Ciascuna parte risponde per la sua parte secondo l'articolo 82 del GDPR.
Modifiche a questo accordo
Se lo cambiamo, lo pubblichiamo qui con una nuova data di revisione e lo comunichiamo in anticipo.
Legge applicabile
Si applicano la legge italiana e il GDPR.