Qué es este documento
Cuando una clínica usa Clarivet, guarda en él datos de sus clientes: quiénes son, cómo contactarlos, qué animales tienen y qué se les ha hecho. Esos datos son de la clínica, que decide para qué y cuánto tiempo los trata. Nosotros sólo los guardamos y los ponemos a su disposición.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) llama a la clínica responsable y a nosotros encargado, y exige que esa relación esté escrita (art. 28.3). Este documento es ese contrato.
Quién es cada parte
- La clínica (el responsable): la organización que contrata Clarivet, con los datos con los que se da de alta.
- ProfBlu (el encargado): Germán Ezequiel Laso Andino, libero professionista, nombre comercial ProfBlu. Partita IVA 04702090988, Codice fiscale LSNGMN88S04Z600M. Via della Sega 1, 38080 Verdesina, Porte di Rendena (TN), Italia. Contacto: privacidad@profblu.com.
Cuándo se acepta
Este encargo forma parte de las condiciones de uso. La clínica lo acepta al contratar Clarivet y rige mientras lo use. La versión vigente es la de la fecha de revisión que aparece al principio.
Objeto, naturaleza y duración
- Objeto: alojar, guardar, ordenar, enseñar y enviar por correo los datos que la clínica introduce en Clarivet, para que pueda llevar su trabajo.
- Naturaleza: tratamiento automatizado en servidores, a través del panel, de la web de la clínica y de los correos que ella decide enviar.
- Duración: mientras la clínica use Clarivet, y después el tiempo justo para devolver y borrar los datos como dice el apartado «Qué pasa cuando esto termina».
Qué datos, y de quién
De los clientes de la clínica:
- identificación y contacto: nombre, documento, teléfono, correo y dirección;
- las notas que la clínica escriba sobre ellos;
- las citas que piden o que se les dan, y los recordatorios que reciben;
- si la clínica los une a su ficha en la web, el identificador de su cuenta.
De sus animales (que no son personas, pero cuya ficha lleva datos de quien responde de ellos): especie, raza, sexo, fecha de nacimiento, identificación, foto, consultas, tratamientos, vacunas, pruebas y fotos adjuntas.
Del trabajo al campo: granjas (nombre, ubicación que escriba la clínica y código REGA), lotes y visitas.
Clarivet no está pensado para guardar categorías especiales de datos de las personas (salud, ideología, etc.). La historia clínica es de los animales. Si la clínica escribe algo así en una nota, lo hace bajo su responsabilidad.
Sólo hacemos lo que la clínica nos manda
Tratamos los datos sólo para prestar Clarivet y siguiendo las instrucciones de la clínica, que son estas condiciones y lo que ella hace en el panel. No los usamos para nada propio: ni publicidad, ni perfiles, ni para entrenar modelos. Si una instrucción nos parece contraria a la ley, se lo diremos.
Confidencialidad
Sólo acceden a los datos las personas que operan el servicio, cuando hace falta para hacerlo funcionar o para atender a la clínica, y todas están obligadas a guardar secreto.
Medidas de seguridad
- Comunicaciones cifradas (TLS).
- Cada clínica ve sólo lo suyo: pedir con la sesión de una un dato de otra no devuelve el dato. Dentro de la clínica, cada persona del equipo ve y hace lo que su papel permite.
- En la web, un cliente ve sólo los animales de su ficha.
- Acceso centralizado: nadie escribe una contraseña en Clarivet; se entra por el acceso de ProfBlu.
- Copias de seguridad diarias de la base de datos y de los archivos, guardadas 35 días como máximo.
Sub-encargados
La clínica nos autoriza a usar estos sub-encargados, con quienes tenemos contratos con las mismas obligaciones que este:
| Quién | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Servidor, base de datos, archivos y copias | Alemania (EEE) |
| IONOS | Entrega del correo saliente | España (EEE) |
| Anthropic | El asistente del panel, sólo si alguien del equipo lo usa | Estados Unidos, con cláusulas contractuales tipo |
Si añadimos o cambiamos uno, lo avisamos antes en esta página, con nueva fecha de revisión, y la clínica puede oponerse dejando Clarivet.
Ayuda con los derechos de las personas
Si un cliente nos pide a nosotros algo sobre sus datos, se lo trasladamos a la clínica sin demora y no contestamos por ella. La clínica puede corregir y borrar fichas desde el panel; para lo que no pueda hacer sola (una copia completa, por ejemplo), la ayudamos si nos escribe a privacidad@profblu.com.
Si hay una brecha de seguridad
Si detectamos una brecha que afecte a los datos de la clínica, se lo diremos sin demora indebida, con lo que sepamos: qué pasó, qué datos, a cuántas personas afecta y qué hemos hecho. Así puede avisar a la autoridad de control en las 72 horas que marca la ley.
Información y comprobación
Le damos a la clínica la información que necesite para demostrar que este encargo se cumple, y atendemos una auditoría razonable, con aviso previo y a su cargo.
Qué pasa cuando esto termina
- La clínica deja Clarivet.
- Si lo pide en el mes siguiente, le entregamos una copia de sus datos en un formato de uso común.
- Después borramos los datos de la base. Las copias de seguridad desaparecen solas, como mucho, 35 días después.
- Conservamos sólo lo que una ley nos obligue a conservar, y sólo mientras obligue.
Lo que le toca a la clínica
- Tener una base legal para tratar los datos de sus clientes e informarles, en su propia política de privacidad, de que usa Clarivet como encargado.
- Introducir sólo los datos que necesita.
- Dar a cada persona de su equipo el papel que le corresponde y sacar del equipo a quien se va.
Responsabilidad
Cada parte responde de lo que le toca según el artículo 82 del RGPD.
Cambios en este encargo
Si lo cambiamos, lo publicamos aquí con una nueva fecha de revisión y lo avisamos con antelación.
Ley aplicable
Se aplica la legislación italiana y el RGPD.